AI V KANCELÁŘI

Co uleví, co zklame a co se stane bez jediného kliknutí

Školení pro kancelář a administrativu · 90 minut

PROGRAM

Jak jazykový model funguje

Principy, na kterých stojí každé rozhodnutí o AI.

18 min

Copilot v praxi

Živě, na úkolech z běžné kancelářské agendy.

20 min

Kde to selže a kdy zůstat doma

Limity, které vám dodavatelé sami neřeknou.

10 min

Asistent, workflow, agent

Tři věci, kterým se říká AI. Rozdíl rozhoduje o penězích.

12 min

Co se děje bez kliknutí

Živá ukázka automatizace, která běží sama.

15 min

Jak poznat dobré nasazení

Pět kritérií a otázky.

10 min

Jak to funguje

MODEL NENÍ VYHLEDÁVAČ

Je to stroj, který doplňuje text. Nezná fakta, zná, jak fakta obvykle znějí.

Nehledá, skládá

Odpověď nevytáhne z databáze. Píše ji slovo po slově tak, aby zněla správně. Většinou správná i je. To „většinou“ je celý dnešek.

Nemá nic, co mu nedáte

Neví, co leží ve vašich složkách, co psal klient minulý týden, ani co stojí v poslední výzvě. Dokud mu to nedáte.

Stroj na formu, ne na pravdu

Silný v tvaru textu: shrnout, přeformulovat, roztřídit, přeložit. Slabý tam, kde jde o ověřitelný údaj.

Ukázka

STEJNÁ OTÁZKA, DVĚ ODPOVĚDI

„Do kdy se podávají žádosti do aktuální dotační výzvy?“

A · Bez podkladu

Model odpoví a uvede datum. Bude znít naprosto jistě. A klidně si ho vymyslí: nezná dnešek a k textu výzvy nemá přístup, tak dopoví, co je pravděpodobné.

Riziko, které stojí termín

B · S přiloženým PDF výzvy

Stejná otázka, jen s nahraným dokumentem. Teď odpovídá z dokumentu, ne z paměti. A zvládne i to, co byste hledali půl hodiny: pro koho je, co je způsobilý výdaj, jaké přílohy chce.

Použitelný nástroj

Ptát se na fakta zpaměti je loterie. Ptát se nad přiloženým dokumentem je práce.

Data

KUDY TEČOU PODKLADY

Model běží u dodavatele · Copilot, ChatGPT

VY → SERVER DODAVATELE

U firemních licencí obvykle platí, že se na vašich datech netrénuje. Ale odejdou. S tím se pracuje, nastavením se to nevyřeší.

Model běží u vás · Ollama

VY → VÁŠ POČÍTAČ

Nic neopustí zařízení. Žádný účet, žádný přenos, žádná třetí strana. Za cenu nižšího výkonu a vlastní správy.

Neptejte se, jestli je AI bezpečná. Ptejte se, který podklad smí opustit vaši budovu.

Pravidlo, které přežije dnešek

TŘI TŘÍDY PODKLADŮ

Veřejné

Tiskové zprávy, web, pozvánky, publikované výstupy. Už venku jsou.

Kterýkoliv nástroj

Interní

Zápisy, interní tabulky, koncepty, korespondence. Provozní věci firmy.

Firemní licence s dohodou o datech

Svěřené

Cokoliv pod NDA: dokumentace klientů, rozpočty, nabídky před podáním. Není to vaše, je to svěřené.

Jen lokálně, nebo vůbec

Jeden svěřený podklad ve špatném nástroji je rozhovor s klientem, který nechcete vést. Rozřazení je zadarmo, ten rozhovor ne.

Použitelnost

KDE ANO A KDE NE

Spolehněte se

Shrnout čtyřicetistránkový dokument na jednu stranu

Z přepisu jednání vytáhnout úkoly, jména a termíny

Přepsat poznámky do tiskové zprávy nebo do angličtiny

Vytáhnout údaje z volného textu do tabulky

Roztřídit poštu podle toho, co se s ní má stát

Ověřujte vždy

Termíny a čísla zpaměti: vymyslí si je stejně jistě, jako je uvede správně

Počítání: na to je Excel, ne chat

Zdroje a odkazy: umí vyrobit adresu, která neexistuje

Cokoliv, co podepisujete: smluvní a právní texty čte člověk

Draft dělá stroj, podpis dává člověk.

Copilot v praxi

TAK DOBRÝ, JAK MÁTE UKLIZENO

Model je stejný, jaký znáte odjinud. Síla je v tom, že vidí vaše maily, soubory a schůzky. Když je nemáte v Microsoftu, zbude vám o něco lepší chat.

Copilot Chat

v ceně Microsoft 365

Chat uvnitř Microsoftu. Pracuje jen s tím, co mu vložíte. Sám na vaše dokumenty a maily nesáhne.

Microsoft 365 Copilot

placený za uživatele

Přímo ve Wordu, Outlooku a Teams. Vidí, co vidíte vy. Odtud plyne většina užitku i většina rizik.

Dvě otázky předem: jakou máte licenci a kde reálně leží vaše dokumenty.

Živé ukázky

PĚT PROMPTŮ NA ZKOUŠKU

01 · Outlook · vlákno

Shrň toto vlákno do pěti bodů a označ, co po nás kdo chce a do kdy. Pak navrhni odpověď: účast potvrzujeme, podklady dodáme do pátku.

02 · Teams · jednání

Z přepisu jednání vytvoř zápis: přijatá rozhodnutí, úkoly s odpovědnou osobou a termínem, otevřené body na příště.

03 · Word · poznámky

Z těchto poznámek napiš tiskovou zprávu, max. jedna normostrana: titulek, perex, tři odstavce. Věcný tón, žádná superlativa.

04 · Excel · platby

Rozděl odběratele podle kategorie a stavu úhrady a udělej přehled, komu chybí platba déle než 30 dní.

05 · Vyhledávání

Najdi náš poslední dokument k projektu [název] a shrň, k čemu jsme se zavázali a co z toho ještě neproběhlo.

Limity

KDE TO SELŽE

Vidí vše, na co máte práva

Složka sdílená omylem s celým týmem? Copilot ji ochotně použije a nikdo se to nedozví.

Čeština je slabší

U formálních textů počítejte s korekturou. Draft ano, finální znění ne.

Dvakrát stejný dotaz, dvě odpovědi

Není to chyba, je to vlastnost. Proces bez kontroly na tom nepostavíte.

Sebejistota není správnost

Špatné i správné číslo zní stejně. Rozliší je jen kontrola.

Platí se za každé křeslo

Licence pro pět lidí je jiná úvaha než pro pět set.

A hlavně: nezačne sám

Čeká, až otevřete okno a napíšete. Pondělní přehled vám sám od sebe nepošle. Nikdy.

Lokální model · Ollama

KDY ZŮSTAT DOMA

Lokální model není bezpečnější Copilot. Je to jiný nástroj s jiným kompromisem a má jedno přesné místo: svěřené podklady, třída C.

Kdy ano

Dokumentace klientů pod NDA, rozpočty, nabídky před podáním

Rutina nad citlivým textem: roztřídit, shrnout, vytáhnout údaje

Fixní náklad místo licence za každého uživatele

Za cenu čeho

Výkonný počítač a někdo, kdo ho udržuje. Závazek na správu, ne nákup.

Kvalitou pod špičkovým cloudem. Na třídění a shrnutí stačí, na náročné psaní ne.

Realisticky: hybrid podle tříd. A a B v cloudu, C doma.

Jádro dneška · asistent, workflow, agent

TŘI RŮZNÉ VĚCI

	Asistent	Workflow	Agent
Co to je	okno, do kterého píšete	pevná posloupnost kroků	model, který si kroky volí sám
Kdo spustí	vy, pokaždé znovu	čas nebo událost	workflow, případně vy
Výsledek	pokaždé trochu jinak	pokaždé stejně	většinou správně, hlídat
Příklad	„přepiš odstavec do angličtiny“	každé pondělí přehled výzev	z přihlášky vytěž údaje a založ záznam
Nástroj	Copilot, ChatGPT, Claude	Power Automate, n8n	n8n s modelem, Copilot Studio
Co se pokazí	nikdo to nezkontroluje	změní se vstup a přestane sedět	udělá něco jiného, než čekáte

Jedna věta

Asistent zrychlí člověka.

Workflow ho z úkolu odstraní.

Agent je workflow, které si smí rozmyslet, co udělá.

Většina firem zůstane u první věty a myslí si, že nasadila AI. Úspora práce je ve druhé a třetí.

Rozhodovací pravidlo

ZKUSTE TO NA SVÉM ÚKOLU

Vezměte jednu věc, kterou tento týden děláte. Opakuje se? A vypadá vstup pokaždé zhruba stejně?

Jednorázově, pokaždé jinak

ASISTENT

Otevřete Copilot, popište úkol, zkontrolujte výsledek. Nic nestavějte, nevrátilo by se to.

Opakovaně, vstup stejný

WORKFLOW

Postaví se jednou, pak běží samo na čas nebo událost. Vy dostanete hotový výstup ke schválení.

Opakovaně, vstup pokaždé jiný

S AGENTEM

Volný text, různé formáty. Uvnitř rozhoduje model, vy kontrolujete výstup. Dražší a chce dohled.

Funguje na každý úkol v kanceláři. A na každou nabídku, kterou vám kdokoliv pošle.

Co Copilot neumí

Všechno, co jste dosud viděli, začalo tím, že někdo klikl.

Následujících pár minut nikdo klikat nebude.

Živá ukázka

Z NAHRÁVKY HOTOVÝ ZÁPIS

Přijde nahrávka

Spouští to událost, ne člověk. Přepis je první krok téhož běhu.

Model vytěží obsah

Rozhodnutí, úkoly, odpovědné osoby, termíny.

Složí se zápis

Pevná šablona, pokaždé stejná struktura.

Doručí se mailem

Ke schválení člověkem, ne rovnou ven.

Nikdo u toho nesedí. Spouští to událost: přišla nahrávka. To je rozdíl mezi asistentem a workflow.

Končí to u člověka. Stroj připravil, člověk podepsal. Přesně podle pravidla z úvodu.

UDÁLOST → ZPRACOVÁNÍ → DORUČENÍ → SCHVÁLENÍ

Stejný půdorys

CO SE DÁ POSTAVIT STEJNĚ

Úloha · spouštěč	Co udělá samo	Co doručí	Kdo rozhodne
Přehled výzev · pondělí ráno	projde zdroje, vyhodí duplicity, posoudí relevanci	jeden mail s termíny	člověk škrtne a přepošle
Newsletter · uzávěrka	rozešle výzvu, sesbírá příspěvky, urguje, sjednotí tón	koncept k redakci	člověk dorediguje a vydá
Pošta · došlý mail	roztřídí, na opakované dotazy připraví odpověď	schránku s koncepty	člověk odesílá, vždy
Dvojjazyčnost · nový text	přeloží se slovníkem oborových pojmů	verzi ke korektuře	člověk projde a publikuje
Splatnosti · nová faktura	hlídá termíny, připraví podklady	přehled, kdo dluží	člověk kontroluje a odesílá

Peníze a osobní údaje se automatizují poslední, až když je půdorys ověřený jinde.

Než cokoliv podepíšete

JAK POZNAT DOBRÉ NASAZENÍ

Malý rozsah, viditelný výstup

Jedna úloha, výsledek, na který se dá ukázat. „Digitalizace agendy“ není rozsah, to je mlha.

Člověk schvaluje

Nic neodchází klientům, úřadům ani do banky bez lidského kliknutí. Odebrat kontrolu jde vždycky, vrátit důvěru ne.

Záznam o každém běhu

Jde dohledat, co se kdy stalo a s jakým vstupem. Bez logu se nedá říct, že to funguje.

Respektuje třídy podkladů

Dodavatel, který se nezeptá, co smí ven, se neptal ani sám sebe.

Odchod bez rukojmí

Data i postup zůstávají vaše. Když spolupráce skončí, workflow předáte jinam, nebo vypnete.

Souhrn

CO SI ODNÉST

Fakta jen nad dokumentem

Zpaměti je to loterie, s přiloženým podkladem práce. Draft dělá stroj, podpis dává člověk.

Tři třídy podkladů

Veřejné kamkoliv, interní do firemní licence, svěřené jen lokálně, nebo vůbec.

Asistent má strop

Zrychlí člověka, ale čeká na kliknutí. Práce mizí tam, kde běží událost → zpracování → doručení → schválení.

DÍKY

Otázky?

Kolik stojí takový půdorys provozovat?

Co když dodavatel změní model?

Můžeme to mít celé u sebe?

Kdo to bude spravovat?